Mengatur Format Nama di BiBus

Pelatihan BiBus untuk Mahasiswa S3 FK UGM kmarin (24/01/09) menyisakan pekerjaan rumah bagi Saya. Peserta belum begitu paham mengenai format penamaan penulis, bila lebih dari satu orang. Smoga penjelasan singkat berikut dapat lebih memberikan pencerahan....

Seyogyanya satu hal yang harus ditekankan kepada pengguna BiBus ialah konsistensi dalam memasukkan data pada suatu field. Sebagai contoh, untuk field nama, format yang dianjurkan oleh Bibus ialah Nama, NamaDepan NamaTengah atau bisa disingkat menjadi Nama, DT. Secara otomatis, BiBus telah menyediakan mekanisme untuk memperingatkan pengguna bila melakukan kesalahan entry data. Peringatan ini dapat Anda perhatikan dengan seksama untuk kemudian diamalkan, atau diabaikan saja.

Peringatan Kesalahan Format Data yang Dimasukkan

Misalkan nama penulis suatu jurnal ialah Rini Rachmawati, R. Rijanta dan Leksono Probo Subanu, maka bila Kita mengikuti kaidah dari BiBus, penulisan field nama untuk ketiga penulis di atas ialah Rachmawati, Rini; Rijanta, R.; Subanu, Leksono Probo.

Contoh Pengisian Field untuk Suatu Referensi

Langkah selanjutnya yang penting diperhatikan ialah style yang digunakan. Apapun style yang Anda gunakan, gunakan Tab Field Formatting pada kotak dialog edit style, untuk mengubah format penulisan nama penulis untuk daftar pustaka. Perhatikan bagian yang ditandai pada gambar berikut.

Bagian-bagian yang Perlu Diubah

untuk Format Nama Penulis pada Daftar Pustaka

Gambar di atas memperlihatkan pengubahan format penulisan nama untuk daftar pustaka pada tipe Journal. Aktifkan terlebih dahulu tipe Journal, kemudian centangi checkbox below. Setelah itu pilih tipe penulisan untuk nama penulis pertama, penulis tengah (kedua, ketiga, dst bila ada) dan penulis terakhir.

Bila Anda menginginkan hanya untuk penulis pertama yang menggunakan nama keluarga/utama di depan, maka pilih tipe Baker<1>N<2>J<2>. Selanjutnya untuk penulis tengah dan penulis terakhir pilih tipe Norma<1>Jean<2>Baker. Dengan pilihan seperti ini, maka tampilan yang akan Anda dapatkan untuk penulisan nama pada bagian daftar pustaka adalah Rachmawati R, R. Rijanta, Leksono Probo Subanu. Selamat mencoba!

Fasilitas Penelusuran Literatur LRC

Satu lagi fasilitas di Perpustakaan LRC yang patut Anda coba. Beberapa hari yang lalu Saya mencoba mengintegrasikan aplikasi Bibus di Perpustakaan LRC melalui jaringan. Singkatnya, Saya mencoba membuat satu database yang dapat diakses oleh seluruh aplikasi Bibus yang telah terinstal pada setiap komputer di Perpustakaan LRC. Sedikitnya ada tujuh klien yang mengakses database ini, yakni lima klien dari komputer untuk mahasiswa dan dua klien dari komputer staf LRC.

Server untuk database, Saya letakkan di komputer yang berada di ruangan asisten. Server menggunakan database MySQL dengan dua user, yakni user NORMAL dan user KMPK. User NORMAL untuk administrasi database, sedangkan user KMPK untuk digunakan mahasiswa. User NORMAL dapat melakukan pengelolaan database dan user KMPK hanya biasa membaca database.

Bagi Anda, yang bermaksud hanya ingin menggunakan database literatur di LRC, barangkali informasi di atas tidak penting BGT, tapi bagi Anda yang saat ini kebetulan sebagai pengelola perpustakaan, barangkali informasi di atas cukup berharga. Melalui sistem di atas, artinya pengelola perpustakaan tidak perlu mengupdate satu per satu database pada setiap komputer. Pekerjaan yang pastinya memerlukan banyak waktu dan energi. Dengan membuat jaringan komputer, plus satu komputer yang dijadikan sebagai server database, pekerjaan pengelola perpustakaan akan jauh lebih mudah. Caranya? Mohon doanya agar di lain waktu Saya bisa menuliskan tutorial tersebut melalui blog ini.

Nah! Untuk Anda yang memang hanya ingin menelusuri literatur di perpustakaan KMPK. Silakan disimak langkah-langkah berikut.

1. Datang ke Perpustakaan LRC di Gedung Parasitologi Lama FK UGM.
   
2. Silakan menggunakan komputer yang tersedia untuk mahasiswa.
   
3. Buka aplikasi Bibus. Dari menu START pilih All Program > Bibus > Bibus.
   
4. Bila muncul konfirmasi password, kosongkan saja dan klik tombol OK.
   
5. Pilih Tab Shared. Di bawah Tab Shared terdapat TAG TREE yang memuat klasifikasi literatur. Pada beberapa TAG terdapat SUB TAG. Cirinya ialah terdapat tanda (+) pada sisi kiri TAB tersebut. Klik tanda (+) untuk melihat SUB TAG.
   

Tag WPS berisi sub Tag Nama-Nama Dosen

Pencarian dapat dilakukan pada TAG UTAMA atau pada SUB TAG. Klik TAG UTAMA, lalu isikan kata kunci pada FORM SEARCH untuk mencari literatur pada TAG UTAMA, atau klik SUB TAG dan masukkan kata kunci, bila hanya ingin mencari literatur pada SUB TAG tersebut.

Mencari Literatur tentang Leadership pada Tag WPS

Beberapa literatur berupa eBook dan lainnya berupa halaman website. Seluruh naskah WPS memiliki eBook berupa file dalam bentuk PDF. Untuk membuka eBook atau halaman website, klik kanan pada baris literatur dan pilih OPEN URL.

Membuka eBook WPS

Oke! Singkat saja cerita tentang fasilitas penelurusan literatur di Perpustakaan LRC. Semoga di waktu yang akan datang aplikasi ini bisa dikembangkan, sehingga Anda bisa mengakses database literatur LRC KMPK melalui jaringan internet. Selamat mencoba...

Update Sistem Informasi Mahasiswa

Masih ingat tentang template Sistem Informasi Mahasiswa, disusun menggunakan Epi Info, yang bisa Anda download di sini. Kemarin Saya melakukan beberapa perubahan yang cukup signifikan. Ide perubahan ini sendiri sebenarnya datang atas masukan dari Staf Pengelola Program S3 FK. Mereka menginginkan agar masukan data dosen dan data mata kuliah dapat langsung diakses sebagai menu drop down untuk masukan pada data akademik mahasiswa. Jadi intinya, pengelola tidak perlu lagi membuat satu-persatu input data dosen atau mata kuliah dalam field Promotor, Ko-Promotor, Mata Kuliah Umum, dan Mata Kuliah Penunjang Desertasi.   

Perubahan lain yang Saya lakukan ialah membagi View Sistem Informasi Program S3 FK UGM menjadi tiga View, yakni View Mahasiswa, View Dosen dan View Mata Kuliah. View Mahasiswa masih terdiri dari lima Page, yakni Data Pribadi, Data Pekerjaan, Data Pendidikan, Data Akademik, dan Data Keuangan. View Data Dosen yang semula terdiri dari dua Page, yakni Data Pribadi dan Data Mata Kuliah, dijadikan satu Page saja, yakni Page Data Pribadi. Page Data Mata Kuliah Saya pisahkan menjadi View sendiri.

Perubahan pada Sistem Informasi Mahasiswa

Oke, masih sama seperti yang pernah Saya sampaikan sebelumnya bahwa Anda dipersilakan untuk mengembangkan aplikasi ini sesuai dengan kebutuhan di tempat Anda bersemayam. Bila perlu Kita bisa berdiskusi tentang pengembangan aplikasi Anda melalui blog ini. Wassalam...